22.09.2021
Keine Prüfungsangst! Gut vorbereitet in die Kassennachschau
Die Besuche der Kassenprüfer werden wieder zunehmen. Bereiten Sie sich vor. TOP HAIR-Steuerexperte und Wirtschaftsprüfer Holger Püschel weiß wie.
In den vergangenen Jahren hat der Gesetzgeber laufend neue Regelungen für elektronische Kassensysteme verabschiedet. Diese Kassengesetze betreffen Friseurunternehmen besonders, weil Friseure als bargeldintensive Betriebe aus Sicht der Finanzverwaltung eine „Risikobranche“ darstellen. Obwohl die Corona-Pandemie seit eineinhalb Jahren die Schlagzeilen bestimmt, haben die Kassengesetze nichts an Schärfe verloren. Allenfalls die unangekündigte Kassennachschau hat in Pandemiezeiten nicht so häufig stattfinden können, wie es die Finanzämter geplant hatten. Es ist aber davon auszugehen, dass die Prüfungsdichte im kommenden Jahr wieder deutlich zunimmt.
Grund genug, sich erneut mit einer Checkliste der wichtigsten Fragen zu beschäftigen, die bei einer Steuerprüfung zum Thema Kasse auf Friseurunternehmen zukommen.
Tipp: Tragen Sie alle Bausteine aus den Fragen zusammen, heften Sie sie gemeinsam ab, legen Sie alles ordentlich beisammen in eine passende Box, einen Schuhkarton oder Schublade und schreiben Sie „Verfahrensdokumentation“ darauf.
1. Ist klar festgelegt, wer die Kasse bedienen darf und wer nicht?
2. Ist geregelt, wer den täglichen Kassenabschluss macht?
3. Ist vorgesehen, dass regelmäßig ein Kassensturz gemacht wird, z. B. bei einem Schichtwechsel oder nach Geschäftsschluss?
4. Gibt es eine Anweisung dazu, wie mit Kassendifferenzen umzugehen ist?
5. Falls mit einem festen Wechselgeldbestand gearbeitet wird, was geschieht mit dem Münzgeld, wenn es nicht auf das Bankkonto eingezahlt werden kann?
6. Ist der feste Wechselgeldbestand in seiner Höhe schriftlich festgelegt und wird er vor Salonöffnung eingezählt oder kontrolliert?
7. Ist sichergestellt, dass die Bareinnahmen und die EC-Zahlungen getrennt erfasst werden und dabei keine Zuordnungsfehler entstehen?
8. Keine Buchung ohne Beleg! Wird bei einer Privatentnahme ein Beleg erstellt?
9. Ist gewährleistet, dass Lohnzahlungen unbar erfolgen? Falls Löhne dennoch bar gezahlt werden – z. B. Vorschüsse oder an Reinigungskräfte – ist es möglich, dies auf ein Minimum zu reduzieren?
10. Kann jederzeit ein aktuelles, zeitnah geführtes Kassenbuch vorgelegt werden? Wie funktioniert der Aufruf des Kassenbuchs im EDV-System? Wo befindet sich das Kassenbuch, falls es handschriftlich geführt wird, und ist es schnell greifbar?
11. Sind die Kontaktdaten des Kassensystemherstellers oder Kassenaufstellers verfügbar?
12. Liegen Angaben zu Typ/Modell/Seriennummer der Kasse vor?
13. Liegt die Rechnung über den Kauf des Kassensystems bei den notwendigen Organisationsunterlagen?
14. Erhalten Sie vom Kassenhersteller Auskunft darüber, mit welchem Betriebssystem und mit welchem Datenbanksystem die Kasse arbeitet?
15. Hat das Kassensystem eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und liegt eine Bestätigung des Herstellers darüber bei den notwendigen Organisationsunterlagen?
16. Nutzt die Kasse einen internen oder externen Bondrucker?
17. Wird zu jedem Kassiervorgang automatisch ein Bon erstellt? Ist sichergestellt, dass die Funktion des automatischen Bondrucks nicht deaktiviert werden kann?
18. Sind alle Mitarbeiter angewiesen, dem Kunden den Bon zur Mitnahme anzubieten?
19. Welche anderen Funktionen außer der Kassenführung hat das System noch und welche davon werden genutzt? (Warenwirtschaft, Mitarbeiter-Leistungsstatistik, Zeiterfassung, Kundenverwaltung, Karteien, Rezepturen usw.?)
20. Ist sichergestellt, dass die Kasse jederzeit „sturzfähig“ ist? Stimmt der vorhandene Bargeldbestand jederzeit mit dem im System mitgeführten Bestand überein?
21. Liegt das Anwenderhandbuch oder die Bedienungsanleitung zum Kassensystem vor?
22. Ist das aktuelle Update des Kassensystems eingespielt? Ist sichergestellt, dass jedes Update zeitnah durchgeführt wird?
23. Gibt es Listen des Herstellers über Versionsnummern und werden die jeweiligen Programmänderungen im System dokumentiert? Wie erfolgt der Aufruf solcher Informationen durch den Anwender?
24. Liegen die Einrichtungsprotokolle der erstmaligen Inbetriebnahme des Systems vor (Grundprogrammierung, Dokumentation der Anpassung des Systems an die Bedürfnisse des Saloninhabers, z. B. Mitarbeitereinrichtung, Leistungskatalog, Preiseingaben usw.)?
25. Wissen Sie, wo sich Ihre Daten befinden (Speichermedium, Festplatte, Cloud, …)?
26. Wie und in welchen Abständen werden Datensicherungen erstellt?
27. Ist sichergestellt, dass auf alle Kassendaten der letzten zehn Jahre zurückgegriffen werden kann?
28. Besitzen Sie eigene schriftliche Arbeitsanweisungen und Aufgabenbeschreibungen für Ihren Salon? Z. B. Kassieranweisung, Ablauf des täglichen Kassenabschlusses, Darstellung der Bargeldverwahrung bis zur Bankeinzahlung, Trinkgeldanweisung?
29. Existiert ein internes Kontrollsystem? Gibt es eine Liste oder Aufstellung darüber, welche Kontrollen welcher Art bei welchen Vorgängen vom Saloninhaber selbst durchgeführt werden?
