Ab Januar nur noch elektronische Krankmeldungen

Für Arbeitgeber*innen wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung voraussichtlich ab Januar 2023 Pflicht. Unternehmen sollten sich darauf vorbereiten und ihre Prozesse umstellen. Was zu beachten ist, weiß Steuerberater und Leiter der Rentenberatung Andreas Islinger von Ecovis in München.

Ab wann genau gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Bereits jetzt können Arbeitgeber*innen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch abrufen. „Aktuell befinden wir uns noch in der Pilotphase, die noch bis voraussichtlich 31.12.2022 läuft“, erläutert Steuerberater Andreas Islinger. Ab dem 01.01.2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) dann Pflicht. Arbeitgeber*innen bekommen ab diesem Zeitpunkt keinen gelben Zettel mehr von ihren Arbeitnehmern.

Welches Gesetz regelt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Das Meldeverfahren zwischen Krankenkasse und Arbeitgeber regelt der Paragraph 109 Viertes Buch Sozialgesetzbuch. „Das Meldeverfahren ist jedoch deutlich komplizierter“, erklärt Islinger, „denn auch Ärzte müssen die Arbeitsunfähigkeit eines Patienten elektronisch an die Krankenkasse melden, damit die Daten für die Arbeitgeber zum Abruf bereitstehen.“

Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Praxis?

Bekommen Arbeitnehmer*inenn vom Arzt eine Krankschreibung, dann muss der Arzt oder die Ärztin die Krankschreibung zukünftig elektronisch melden. Arbeitnehmer*innen bekommen nur noch einen Ausdruck für ihre eigenen Unterlagen. Mitarbeiter*innen sind jedoch dazu verpflichtet, dass sie ihren Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer informieren. Der Arbeitgeber ruft dann über das Lohnprogramm oder sv.net die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab. (Info der Red.: Arbeitgeber, die keine Entgeltabrechnungssoftware einsetzen, können mit sv.net Meldungen zur Sozialversicherung auf dem vorgeschriebenen elektronischen Weg verschlüsselt übermitteln.) „Für Arbeitgeber*innen, die ihre Löhne vom Steuerberater erstellen lassen, wird der Abruf durch den Lohnsachbearbeiter erfolgen“, sagt Islinger. „Dazu müssen aber die Prozesse auf das neue Verfahren abgestimmt sein, denn den gelben Zettel gibt es dann nicht mehr.“

Wie können sich Betriebe auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorbereiten?

Unternehmen müssen ihre Prozesse anpassen. Bisher war klar, dass der gelbe Zettel ins Lohnbüro muss. Zukünftig ist die mündliche oder schriftlich Mitteilung des Arbeitnehmers über die Arbeitsunfähigkeit ebenfalls weiterzugeben. „Eine schriftliche Meldung der Arbeitsunfähigkeit mittels Formular oder E-Mail durch die Mitarbeiter*innen ist empfehlenswert“, empfiehlt der Sozialversicherungsexperte, „denn mündliche Krankmeldungen gehen im Alltag schnell unter.“