27.01.2016

App für Mitarbeiter

Brauchen wir eine Mitarbeiter-App? Na sagen wir mal so – wenn Sie diesen Artikel gelesen haben, wird Sie der Gedanke nicht mehr loslassen, sagt Heiko Schneider.

Was war der Grund, über die Einführung einer Mitarbeiter-App in meinem Unternehmen „Salon haarschneider“ in Hoyerswerda nachzudenken? Die wohl schwierigste Herausforderung ist die Kommunikation aller relevanten Informationen innerhalb eines Unternehmens. Da ich als Business-Coach sowohl im Friseurbereich als auch in Mittelstandsunternehmen anderer Branchen unterwegs bin, weiß ich: Kommunikation ist entscheidend, wenn Sie ein motiviertes, heißt auch informiertes Team haben wollen.

In den vergangenen elf Jahren ist unser Unternehmen von zwei auf 28 Mitarbeiter gewachsen. In dieser Zeit haben wir verschiedene Informationsmedien eingesetzt: Angefangen vom Flipchart, über die Weißwandtafel zum Infoterminal (Monitor mit Power Point) bis hin zur Mitarbeiter-App. Alle diese Medien funktionieren und haben ihre Berechtigung.

Ab acht Mitarbeitern

Ab acht Mitarbeitern, spätestens aber ab zwölf, das ist meine persönliche Empfehlung, ist die App das schnellste und effektivste Medium der internen Kommunikation. Den meisten Mehrwert bietet die App dabei für Filialunternehmen. Ich denke, wenn die Chefs dieser Unternehmen den Vorteil der App erkannt haben, wird es eine massive Verbreitung dieser geben. Genau wie Facebook für Ihre Kunden, WhatsApp für Ihre private Kommunikation und E-Mail für den geschäftlichen Informationsaustausch, wird die Mitarbeiter-App in ein bis zwei Jahren aus größeren Organisationseinheiten nicht mehr wegzudenken sein. Ihr Vorteil gegenüber den bisher bekannten Medien ist die individuelle Art der Anpassung an Ihr Unternehmen. Deshalb plädiere ich für eine bereits vorhandene und erprobte App wie sie z. B. von einem renommierten Anwender kommt, dem „Schindlerhof“ in Nürnberg mit seinem auch in Friseurkreisen bekannten Inhaber Klaus Kobjoll.

Bei einem Besuch im November 2014 kamen wir erstmals mit der Mitarbeiter-App in Kontakt. Meine Mitarbeiter vom Rezeptionsteam wollten genau wissen, wie das funktioniert. Also machten sie Feldforschung auf die einfachste Art: Sie befragten eine Mitarbeiterin des Schindlerhofs und zwar ohne Anwesenheit des Chefs. Also ehrliches Feedback von Anwender zu Anwender. Was sie hörten, war Begeisterung und was sie sahen, wollten sie fortan auch haben und nutzen.

Individuell angepasst

Im Vorfeld der Einführung einer Mitarbeiter-App benötigen Sie natürlich ein wenig Zeit, um die Frage zu beantworten, welche Inhalte Sie Ihren Mitarbeitern in der App zur Verfügung stellen möchten. Bei uns ist das Folgendes: der Dienstplan für alle Mitarbeiter, ein Weiterbildungsplan mit allen internen und externen Seminarterminen, unser Organigramm sowie Handbuch, ein eigener Bereich für Azubis und ihre Ausbilder, Informationen über neue Artikel inklusive den dazugehörigen Fotos nach Zulieferfirma sortiert, alle anstehenden Events für unsere Kunden sowie aktuelle Marketing-Aktionen.

Kennen Sie den Satz: „Chef, das haben Sie mir nicht gesagt“ oder „Ich wusste nicht, dass wir ein Seminar haben?“ Mit der Mitarbeiter-App passiert das nicht mehr. In die App können Sie alles per Text, Tabelle, Bild oder PDF einstellen. Selbst relevante Veröffentlichungen der Fachpresse bekommen Sie so noch einmal zielgenau an Ihre Mitarbeiter.

Und dann gibt es da noch den besonderen Mehrwert: die Push-Nachricht an Ihre Mitarbeiter. Wie Sie es von WhatsApp oder Threema gewohnt sind, gibt es auch hier ein Protokoll, wann der Mitarbeiter diese Mitteilung geöffnet und gelesen hat.

Der Vorteil Ihrer Mitarbeiter-App ist die Nutzung in einer geschlossenen Gruppe. Sie können hier auch Nachrichten an selektive Empfänger verschicken, zum Beispiel nur an das Führungsteam oder an die Auszubildenden und ihre Ausbilder. Haben einige Mitarbeiter die Abgabe bestimmter Dokumente vergessen? Hier können Sie zielgenau erinnern. Gern kann man die App auch nutzen, um allen Mitarbeiterinnen zum Frauentag zu gratulieren, Feiertagsgrüße zu versenden oder Glückwünsche zu verschicken.

Spielend einfach

Wo ich dies alles mache? Ein einfaches, online-basiertes Administrations-Tool sorgt dafür, dass ich jederzeit, sowohl vom Büro als auch vom Laptop aus, die Neuigkeiten oder Nachrichten einpflegen kann. Besonders bequem ist dadurch die plattformübergreifende Nutzung – egal, ob Sie einen Windows-PC oder ein MacBook haben – es geht von beiden Systemen aus.

Nicht nur der Chef allein ist für das Einstellen der Inhalte verantwortlich. Wer einen jungen Mitarbeiter im Büro hat, kann die Informationen von diesem einstellen lassen. Dabei müssen nicht zwangsläufig neue Inhalte produziert werden. Wie bereits oben beschrieben, arbeitet die App mit allen Office-Formaten sowie JPG und PDF. Die neuen Technologien versprechen hier nicht nur Zeitersparnis, sondern bringen diese auch wirklich. An Zeitaufwand sollten Sie in der Woche 30 bis 60 Minuten einplanen.

Und welche Kosten entstehen? Die Anschaffung und vor allem Anpassung an das Salondesign sowie die gewünschten Inhalte schlagen zwischen 1.650 und 2.000 Euro je nach Unternehmensgröße zu Buche. An laufenden Kosten fallen monatlich noch 60 Euro für 20 Mitarbeiter an.

App bringt voran

Gibt es Einschränkungen in der Nutzung? Aktuell ist die App für iPhone und iPad konfiguriert sowie für alle Android-Geräte. Windows-Phone-Nutzer müssen sich noch eine Weile gedulden, die Zulassung läuft gerade. Auf dem Blackberry ist diese App nicht verfügbar. Bei unserem 28 Mitarbeiter starkem Team gab es keine Nutzungseinschränkungen.

Schlussendlich aber kann ich nach einem halben Jahr feststellen: Die Investition in eine neue Art der Teamkommunikation hat sich gelohnt und bringt unsere Organisation einen weiteren Schritt nach vorne. Wenn Sie Fragen zur App haben, stehe ich Ihnen als Kollege gerne zur Verfügung.

Info

Die Entwicklung des App-Marktes besehen, merkt man schnell, hier ist etwas in Gang gekommen, was nicht mehr aufzuhalten ist: Im Januar 2015 belief sich die Zahl der im Apple App Store verfügbaren Apps auf 1,4 Millionen, bei Google Play gar über 1,5 Millionen. Die Downloads insgesamt belaufen sich auf über 85 Milliarden (!) allein im Apple App Store. (Quelle: Statista.com)