Der (Fehler-)Teufel steckt bei der Befristung von Arbeitsverhältnissen im Detail. Unternehmen können die Risiken für sich und ihre Arbeitnehmer*innen aber minimieren, weiß Fachanwalt Franz Orth und klärt auf.
Inhaltsübersicht
- Befristete und unbefristete Arbeitsverhältnisse
- Vorteile für Unternehmen durch Befristungen
- Formelle Fehler mit Folgen
- Zwei Varianten für eine wirksame Befristung
- Was sind klassische Sachgründe?
- Zweckbefristung
- Kettenbefristungen
- Befristung ohne Sachgrund
- Keine Befristung bei früherem Arbeitsverhältnis
- Immer schriftlich, immer datumsgenau
Welche formellen und materiellen Voraussetzungen für eine Befristung gibt es überhaupt?
Befristete und unbefristete Arbeitsverhältnisse
In beiden Fällen handelt es sich um ganz normale Arbeitsverhältnisse mit allen Rechten und Pflichten, insbesondere Urlaubsansprüche, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Mutterschutz oder Elternzeit, um nur vier Beispiele zu nennen. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass der befristete Arbeitsvertrag zu einem vertraglich vorgesehenen Zeitpunkt automatisch endet, der unbefristete dagegen, wie der Name schon sagt, nicht.
Vorteile für Unternehmen durch Befristungen
Nach dem gesetzlichen Leitbild sollen unbefristete Arbeitsverhältnisse den Regelfall darstellen und Befristungen nur in Ausnahmefällen zulässig sein. Trotzdem hat statistisch gesehen jeder dreizehnte Arbeitsvertrag ein Befristungsdatum. Grund: Aus Sicht der Unternehmen bringen befristete Arbeitsverträge Vorteile mit sich. Sie erhöhen die Flexibilität für das Unternehmen, ermöglichen die Schaffung neuer Arbeitsplätze und stellen eine Alternative zu Überstunden sowie zum Outsourcing einzelner Tätigkeiten dar.
Formelle Fehler mit Folgen
Der Großteil der Fehler bei Befristungen unterläuft auf Arbeitgeberseite bei den formellen Vorgaben. Eine unwirksame Befristung ist mit Risiken und Kosten für den Arbeitgeber verbunden, weil der vermeintlich befristete Arbeitsvertrag sich dann kraft Gesetzes in einen unbefristeten Arbeitsvertrag umwandelt. Das ist bei Vertragsabschluss aber ja gerade nicht gewünscht.
Zwei Varianten für eine wirksame Befristung
Um ein Arbeitsverhältnis wirksam zu befristen, gibt es zwei Varianten: entweder liegt einer der im Gesetz genannten Sachgründe vor, mit dem das Arbeitsverhältnis kalendermäßig oder für einen bestimmt Zweck befristet wird, oder der Arbeitsvertrag wird ohne Sachgrund kalendermäßig befristet. Die Sachgründe sind im Gesetz abschließend und relativ klar definiert. Das bedeutet, dass ein Arbeitgeber sich nicht aussuchen kann, was für ihn ein Sachgrund ist.
Was sind klassische Sachgründe?
Klassische Sachgründe sind beispielsweise saisonale Tätigkeiten, wie die Tätigkeit als Skilehrer oder Biergartenmitarbeitender, oder die vielfachen Mutterschutz- beziehungsweise Elternzeitvertretungen. Wenn etwa eine Mitarbeiterin einen Antrag auf Elternzeit für die Dauer von zunächst zwei Jahren stellt, dann kann sich der Arbeitgeber für diesen befristeten Zeitraum um personellen Ersatz kümmern.
Zweckbefristung
Eine andere Möglichkeit einer Sachgrundbefristung ist die Vertretung eines langzeiterkrankten Arbeitnehmers Hier bestimmt der Arbeitgeber die Befristung nicht nach einem Kalenderdatum, sondern nach dem Zweck, das heißt der Dauer der Erkrankung. Wegen der Ungewissheit über den genauen Beendigungszeitpunkt ist es zudem erforderlich, dass der konkrete Zweck im Befristungsvertrag möglichst genau beschrieben wird. So stellt sich etwa bei einer Krankheitsvertretung die Frage, ob die befristete Beschäftigung der Vertretung nur enden soll, wenn der erkrankte Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, oder auch, wenn das Arbeitsverhältnis des Erkrankten endet?
Kettenbefristungen
Mit Sachgrund befristete Arbeitsverhältnisse laufen im Ergebnis oftmals viele Jahre. Sie können auch mehrfach nacheinander mit unterschiedlichen Sachgründen abgeschlossen werden, soweit kein Missbrauch vorliegt. Selbst innerhalb eines Befristungszeitraums kann der Sachgrund wechseln, also beispielsweise von einer Elternzeitvertretung zu einer Projektarbeit. Sofern es während den Befristungen für jeden Zeitpunkt einen gesetzlich geregelten sachlichen Grund gibt, sind solche Kettenbefristungen zulässig.
Befristung ohne Sachgrund
Bei einer Befristung ohne Sachgrund sieht es anders aus. Die einfache Grundregel lautet: Eine Befristung ohne Sachgrund darf maximal zwei Jahre dauern. Jedoch sind die gesetzlichen Regelungen für die Befristung von Arbeitsverträgen mitunter so komplex und vielschichtig wie die Suche nach Mitarbeitenden in Zeiten des Fachkräftemangels: Läuft der Vertrag kürzer als die maximale Dauer von zwei Jahren, darf er vom Arbeitgeber verlängert werden, aber höchstens dreimal, und die Gesamtzeit von zwei Jahren darf dadurch weiterhin nicht überschritten werden. Zudem gibt es gesetzliche Sonderregelungen, etwa für Unternehmen in der Zeit kurz nach ihrer Gründung und für solche, die ältere Arbeitnehmer*innen befristet einstellen wollen.
Franz Orth ist am Nürnberger Standort der bundesweit vertretenen Kanzlei Schultze & Braun als Fachanwalt für Arbeitsrecht tätig
Keine Befristung bei früherem Arbeitsverhältnis
Hinzu kommt, dass für eine wirksame sachgrundlose Befristung in der Vergangenheit nicht schon einmal ein Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitgeber bestanden haben darf. Wie viele Jahre die vorherige Beschäftigung beim selben Arbeitgeber zurückliegen kann, wurde von Gerichten immer wieder diskutiert. Mittlerweile ist entschieden, dass es grundsätzlich kein früheres Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitgeber gegeben haben darf, egal wie lange dies zurückliegt. Ausnahmen wurden nur für Extremfälle erlaubt.
Die Reichweite dieser Entscheidung lässt sich am besten mit einem Beispiel veranschaulichen: Wenn die Bewerberin Michaela vor 13 Jahren schon einmal bei der „Startup 2000 GmbH“ angestellt war und jetzt wieder eingestellt werden soll, dann bestand mit dem Arbeitgeber in der Vergangenheit schon mal ein Arbeitsverhältnis. Deshalb kann sie nicht mehr befristet ohne Sachgrund eingestellt werden, sondern die Startup 2000 GmbH bräuchte für eine wirksame Befristung jetzt einen Sachgrund, wie etwa eine zum Arbeitsplatz passende Elternzeitvertretung oder einen der Sachgründe aus dem Katalog des § 14 Absatz 1 TzBfG.
Immer schriftlich, immer datumsgenau
Im Unterschied zu dauerhaften Arbeitsverhältnissen, die man auch mündlich oder konkludent, beispielsweise in einem `Business-Talk´ auf einer Feier oder per Handschlag, schließen könnte, ist es bei Befristungen essenziell, dass der befristete Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen wird. Zudem muss er vor dem ersten Arbeitstag abgeschlossen werden. Duldet der Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer schon eine Arbeitsleistung erbringt, und wird der Befristungsvertrag erst danach unterzeichnet, gilt das Arbeitsverhältnis bereits als unbefristet eingegangen. Aber auch, wenn ein Arbeitnehmer nach Auslaufen des befristeten Vertrages ohne entsprechende schriftliche Verlängerung nur einen Tag länger arbeite, entstehe dadurch grundsätzlich automatisch ein unbefristeter Vertrag.
Fakt ist: Bei einem befristet geplanten Arbeitsverhältnis führt jede Verspätung und jede Abweichung von der zuvor definierten Befristung kraft Gesetzes zu einer Entfristung. Im Streitfall muss dies rechtzeitig vor einem Arbeitsgericht geltend gemacht werden. Zur Klarheit für alle Beteiligten empfehle ich, bei einem befristeten Arbeitsverhältnis möglichst ein exaktes Enddatum im Vertrag festzulegen und insbesondere am Anfang und am Ende der Befristung den Arbeitseinsatz im Blick zu behalten, um bei Bedarf einschreiten zu können.
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