Klare Verhältnisse schaffen: Die fünf größten Irrtümer bei der KassenSichV

Zur Unterbindung von Steuerhinterziehung regelt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) die technischen Anforderungen an elektronische Kassensysteme und Registrierkassen. Sie schützt diese Systeme damit vor Manipulationen. Mit der gesetzlichen Regelung sind Betriebe wie Friseursalons verpflichtet, ihre elektronischen Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten und jede Transaktion durch eben diese TSE manipulationssicher zu dokumentieren.

TSE-Übergangsfristen enden zum 31. März 2021

Die mehrfach eingeräumten Übergangsfristen, die zudem nicht bundesweit einheitlich gestaltet wurden, haben bewirkt, dass viele Unternehmen das Thema immer wieder aufgeschoben haben, auch wenn sie eigentlich schon längst hätten handeln müssen. Am 31. März 2021 enden nun sämtliche Übergangsfristen und die betroffenen Unternehmen sollten alle Systeme bereit haben. Aus diesem Anlass klärt der Kassensoftwareanbieter SumUp über fünf Irrtümer auf, die im Zusammenhang mit der KassenSichV entstanden sind:

Irrtum 1: Gleiche Regeln und Fristen für alle

Welche Punkte umfasst die KassenSichV und was müssen Händler bis zum 31. März 2021 konkret tun? Diese Fragen sollten mittels korrekter Informationsquellen geklärt werden, denn andernfalls kann es zu Fristversäumnissen kommen. So galt zum Beispiel vom 1. Januar 2020 bis zum 30. September 2020 eine Nichtbeanstandungsregelung für die Unternehmer, die bisher noch nicht gehandelt haben.

Einige Bundesländer hatten unter bestimmten Voraussetzungen eine Fristverlängerung bis zum 31. März 2021 gewährt. Allerdings waren die Verlängerung und die damit verbundenen Voraussetzungen nicht bundesweit einheitlich geregelt. Unternehmer sollten also auf vertrauenswürdige und vor allem auf ihr Bundesland bezogene Quellen achten. Am besten geeignet sind dafür der Steuerberater, das Finanzamt oder die IHK des jeweiligen Bundeslandes.

Irrtum 2:  Belegpflicht heißt Kassenbon ausdrucken 

Um der KassenSichV zu entsprechen, ist die Umrüstung elektronischer Kassen notwendig, andernfalls muss mit hohen Strafgebühren von bis zu 25.000 Euro gerechnet werden. Doch mit dem elektronischen Kassensystem geht auch eine weitere Neuerung einher: die Belegausgabepflicht. Ob der Kassenbon dabei in elektronischer oder Papierform zur Verfügung gestellt wird, ist unerheblich. Die einfache Ansicht auf dem Terminal reicht allerdings nicht aus! Um auf der sicheren Seite zu sein, sollte der elektronische Beleg dem Kunden beispielsweise als PDF oder JPG zugestellt werden. In der Papierform ist es ausreichend, dem Kunden den ausgedruckten Bon anzubieten. Eine Verpflichtung auf Seiten des Kunden, den Beleg anzunehmen, gibt es jedoch nicht. 

Irrtum 3: Die Aufrüstung ist teuer und zeitaufwendig 

Der zeitliche und finanzielle Aufwand für die Nachrüstung muss nicht immer groß oder gar teuer sein, denn er richtet sich dabei maßgeblich nach dem Alter des bestehenden Systems. Gerade wenn ein modernes elektronisches Kassensystem bereits im Einsatz ist, sind Umrüstung und Updates sogar ohne größere Probleme und mit wenig Zeitaufwand möglich. 

Wer nun allerdings gezwungen ist, ein komplett neues Kassensystem anzuschaffen, um alle Regularien erfüllen zu können, sollte zwischen cloudbasierten POS-Systemen und proprietären Kassensystemen abwägen. Beide haben Vor- und Nachteile. Angefangen bei den Anschaffungskosten über monatlich anfallende Gebühren bei cloud-basierten Kassensystemen bis hin zum Support. Doch auch in dieser Situation kann mit der richtigen Wahl Zeit und Geld gespart werden.

Irrtum 4: Eine Hardware-TSE ist ein MUSS 

Oft wird davon ausgegangen, dass teure neue Kassensysteme und Drucker angeschafft werden müssen, um der KassenSichV zu entsprechen. Um den neuen Regelungen gerecht zu werden, ist eine Hardware-TSE allerdings kein MUSS. Als nicht nur günstige, sondern auch einfach bedienbare Alternative kommt hier die cloud-basierte technische Sicherheitseinrichtung (kurz Cloud-TSE genannt) ins Spiel. Entscheiden sich Unternehmen für eine Cloud-Lösung, ist es ratsam, die monatlichen Grundgebühren bei der Wahl des Anbieters zu vergleichen. Auch die Qualität des Supports kann eine Rolle spielen. Insbesondere wenn der Betrieb keine Erfahrung mit diesen Systemen hat, ist es hilfreich, jederzeit schnell und einfach Fragen klären zu können und auch Hilfestellungen zu erhalten. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass regelmäßige Aktualisierungen und Erweiterungen des Funktionsumfangs das System immer auf dem aktuellen Stand halten.

Irrtum 5: Das Trinkgeld ist von den neuen Regelungen nicht betroffen 

Die KassenSichV bezieht sich indirekt auch auf das Trinkgeld. Da dieses versteuert werden muss, sollte es über die Kasse ordnungsgemäß dokumentiert werden. Zudem wird Trinkgeld laut Bundesfinanzministerium ausdrücklich als ein relevanter Geschäftsvorgang benannt, der bei elektronischen Kassensystemen vorkommt. Somit betrifft die KassenSichV auch das Trinkgeld.

Um schnell und einfach überprüfen zu können, ob Unternehmen alles Entscheidende veranlasst haben, hat SumUp eine Checkliste zusammengestellt: SumUp_Checkliste_KassenSichV_2020.pdf (ctfassets.net)

Quelle: SumUp