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Plus fürs Personal

Steuerfreie Zuwendungen an Mitarbeiter

Was es gibt und worauf Sie achten müssen. Wie können Friseurunternehmer besonders gute Leistungen im Salon belohnen?

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Zunächst durch offene Anerkennung und Lob. Doch natürlich ist auch mehr Lohn im Arbeitsleben ein wichtiger Anreiz. Provisionsmodelle für Umsatzleistungen sind daher ein berechtigter Baustein eines betriebswirtschaftlich aufgestellten Friseurgeschäftes. Wenn aber von 50 Euro mehr brutto nur 20 bis 30 Euro mehr netto übrig sind, dann ist dies mehr Ärgernis denn Anreiz. Gerade bei Friseuren mit Steuerklasse 5 geht auf dem Weg von brutto zu netto mehr als die Hälfte in Sozialabgaben und Steuern verloren. „Mehr netto vom brutto“ lautet eine beliebte politische Forderung. Doch alles, was der Arbeitnehmer vom seinem Arbeitgeber erhält, ob Geld- oder Sachwerte, ist steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn, so die Rechtslage. Die Steuergesetzgebung und das Sozialversicherungsrecht sehen darüber hinaus eine Reihe von steuer- und abgabenfreien oder zumindest begünstigten Möglichkeiten vor. Doch Vorsicht! Nicht alle Instrumente eignen sich für ein Friseurunternehmen. Und viele vermeintliche Wohltaten haben Hürden und Stolperfallen. Die meisten Zahlungen müssen zusätzlich zum Tariflohn erbracht werden. Nur bei richtiger Anwendung lässt sich sparen, für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Ein erster Überblick:

  1. Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen z.B. bei Seminaren und Fortbildungen: Eine Mitarbeiterin nimmt an einer Farbschulung teil. Sie fährt morgens um 7 Uhr mit ihrem eigenen Auto von zu Hause ab und kehrt um 17 Uhr heim. Sie ist insgesamt 250 Kilometer gefahren. Steuer- und sozialversicherungsfrei sind die Fahrtkosten mit 30 Cent pro Kilometer und die Tagesverpflegungspauschale bei Abwesenheit vom Betrieb, die länger als acht Stunden andauert. Insgesamt erhält die Mitarbeiterin 87 Euro. Voraussetzung: eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung.
  2. Benzingutscheine, Tankgutscheine: Sie erfreuen sich großer Beliebtheit, denn kos-tenlos Tanken ist bares Geld. Aber Achtung: Der monatliche Höchstbetrag von 44 Euro Gegenwert darf nicht überschritten werden. An die formelle Handhabung von Tankgutscheinen hat die Finanzverwaltung zunächst sehr hohe Anforderungen gestellt und diese Anforderungen nach und nach wieder gesenkt. Auch wenn zurzeit eine recht einfache Handhabung möglich ist, muss die Rechtslage verfolgt werden. Geplant ist zum Beispiel eine Absenkung des Höchstbetrages von 44 auf 20 Euro.
  3. Personalrabatte, Waren für Mitarbeiter: Hier sind erhebliche Abschläge auf den Verkaufspreis möglich, ohne dass gleichzeitig ein geldwerter Vorteil zu versteuern ist. Bei der Einlösung von Warengutscheinen im Salon können Sie in der Regel den sogenannte Rabattfreibetrag von 1.080 Euro jährlich anwenden.
  4. Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Beispiel: Die vollzeitbeschäftigte Friseurin wohnt 25 Kilometer vom Salon entfernt. Es können 15 Tage pro Monat mit 30 Cent an die Mitarbeiterin ausgezahlt werden, in diesem Fall 112,50 Euro netto monatlich. Der Arbeitgeber besteuert dies pauschal mit 15 Prozent und trägt die Lohnsteuer. Bei ihrer Einkommensteuererklärung muss die Friseurin die erhaltene Erstattung von ihren Fahrtkosten abziehen. Es bleibt ihr aber immer der sogenannte Werbungskostenpauschbetrag von 1.000 Euro jährlich erhalten.
  5. Jobtickets: Fahrscheine für den Arbeitsweg in öffentlichen Verkehrsmitteln sind bis 44 Euro im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei. Bei höheren Beträgen kann der Arbeitgeber eine Zuzahlung durch den Beschäftigten vereinbaren.
  6. Betriebliche Gesundheitsförderung, Betriebssport: Fitnesskurse, Präventionskurse, Rückenschule oder Massagen fallen darunter. Vieles davon kann der Arbeitgeber dem Mitarbeiter steuer- und beitragsfrei zukommen lassen. Der Höchstbetrag pro Arbeitnehmer ist 500 Euro im Jahr. Die Übernahme von Mitgliedsbeiträgen für Sportvereine und Fitnessstudios fällt nicht unter die Steuerbefreiung. Allerdings können Friseur-unternehmer und Fitnessstudioinhaber Rahmenverträge für Betriebssport miteinander abschließen und direkt miteinander abrechnen. Da der Friseurunternehmer unmittelbarer Vertragspartner ist und seinen Friseuren die Mitgliedschaft im Fitnessstudio in Form eines Sachbezugs ermöglicht, ist die 44-Euro-Freigrenze anwendbar.
  7. Erholungsbeihilfen: Eine gute Lösung, um „danke“ zu sagen und zu motivieren. Für den Arbeitnehmer können 156 Euro, für dessen Ehegatten 104 Euro und für jedes Kind 52 Euro ausgezahlt werden. Voraussetzung ist die Verwendung für Erholungszwecke, der zeitliche Zusammenhang zum Urlaub und die Übernahme einer pauschalen Steuer von 25 Prozent durch den Arbeitgeber (s. auch Steuertipp in THB 12/2015.)
  8. Berufskleidung: Viele Teams in modernen Salons pflegen ihr einheitliches Erscheinungsbild und das Unternehmensimage durch abgestimmte Kleidung mit eigenem Firmenlogo. Die Steuerrichtlinien sprechen von einer „uniformartigen Beschaffenheit“. Die Überlassung solcher Berufskleidung ist steuer- und sozialabgabenfrei, wenn die private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist.
  9. Werbung auf Fahrzeugen: Die Idee für ganz kreative Friseurunternehmen, für die leider bisher nur wenig Unterstützung durch Rechtsprechung vorliegt. Das Einkommensteuergesetz sieht vor, dass die Vermietung beweglicher Gegenstände bis 256 Euro im Jahr steuerfrei ist. Einfallsreiche Friseurunternehmer mieten eine kleine Fläche am Auto ihrer Friseure, bringen einen Werbeaufkleber mit Firmenlogo an und zahlen ihren Beschäftigten monatlich 21 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei aus. Hier lohnt sich Marketing für beide Seiten. Wichtig: Ein Vertrag über die Werbeflächenanmietung mit Laufzeit und Zahlungsbetrag.
  10. Fehlgeldentschädigungen: Hier geht es um die Führung der Salonkasse. Häufig kassiert nicht nur der Chef, sondern auch die Mitarbeiter. Aber wer übernimmt die Verantwortung für Fehlbeträge? Falls die Haftung für Kassendifferenzen auf Mitarbeiter übertragen wird, kann eine pauschale Fehlgeldentschädigung von 16 Euro im Monat steuer- und beitragsfrei gewährt werden. Die Fehlgeldentschädigung wird auch „Mankogeld“ genannt.
  11. Werkzeuggeld: Häufig wird vereinbart, dass Mitarbeiter ihre Scheren selbst kaufen. In diesem Fall kann eine pauschale monatliche Entschädigung gezahlt werden, die steuer- und sozialversicherungsfrei ist. Voraussetzung ist, dass die Zahlung die tatsächlichen Kosten für Anschaffung und Instandhaltung nicht übersteigt.
  12. Betriebsfeiern: Hier muss der Friseur­unternehmer aufpassen, dass nicht etwa die Weihnachtsfeier zu steuerpflichtigem Lohn des Teams führt. Pro Arbeitnehmer und Begleitperson sind 110 Euro pro Jahr steuerfrei. Bei aufwendigen Weihnachtsfeiern mit Rahmenprogramm oder dem Besuch von Shows und Events mit Essen und Getränken wird der Freibetrag knapp. Steuer- und Beitragsnachzahlungen in solchen Fällen trägt übrigens allein der Arbeitgeber.
  13. Überlassung von Smartphones/Tablets: Voraussetzung ist, dass alle Geräte und Programme im Salon eingesetzt werden. Ein Smartphone könnte für die Teamleitung in Frage kommen, da sie erreichbar sein muss. Smartphones kommen auch bei Friseuren in Betracht, die in wechselnden Filialen eingesetzt werden. Wichtig ist, dass es sich lediglich um eine zeitlich begrenzte, vertraglich geregelte Überlassung der Geräte handeln darf. Bei einer Übereignung fällt in jedem Fall eine Steuerbelastung an.
  14. Handynutzung: Nutzt die Filialleitung ihr eigenes Handy nachweislich für betriebliche Zwecke, kann der Arbeitgeber eine steuer- und beitragsfreie Pauschale erstatten. Sie beträgt bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrages, höchstens jedoch 20 Euro im Monat.
  15. Internetpauschale: Jeder Friseur nutzt seinen privaten Internetanschluss oder mobiles Internet auch für berufliche Zwecke. Der Arbeitgeber kann dafür maximal 50 Euro im Monat erstatten. Zwar hat der Arbeitgeber den Betrag pauschal zu versteuern, beim Arbeitnehmer kommt er aber netto an. Voraussetzung ist, dass der Friseurunternehmer eine Erklärung des Arbeitnehmers über die tatsächliche Höhe der Internetkosten aufbewahrt. Zu den Kosten zählen nicht nur die laufenden Gebühren oder die Flatrate, sondern auch die Aufwendungen für Installation, die Hard- und die Software.
  16. Darlehen: Arbeitnehmerdarlehen kommen durchaus häufig vor. Die Gründe sind vielfältig. Zum Beispiel Umzugskosten, Unterstützung bei Fahrzeug-Finanzierungen, Notsituationen in der Familie. Bei Kleindarlehen bis 2.600 Euro, die zinsfrei oder zinsverbilligt gewährt werden, entsteht kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil.
  17. Aufmerksamkeiten wie Blumen etc.: Hier gibt es eine neue Freigrenze, die 60 Euro pro Arbeitnehmer pro Jahr beträgt. Bis zu diesem Umfang sind solche Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen wie Geburtstagen, Hochzeit, Geburt, Taufe ­ oder Kommunion steuer- und abgabenfrei. Auch eine abendliche Teambesprechung oder ein Übungsabend, an dem der Chef den Pizzadienst beauftragt, fallen unter die Aufmerksamkeitenregel. Die Richtlinien sagen, dass hierbei der „innerbetriebliche außergewöhnliche Anlass und das überwiegende Arbeitgeberinteresse“ vorherrschen muss, um in den Genuss der Freigrenze von 60 Euro zu kommen. Aber Achtung! Da es sich um eine Freigrenze und nicht einen Freibetrag handelt, führt das Überschreiten zur Steuerpflicht des vollen Betrages. Sollte der Chef häufig Verpflegung bereitstellen, können auf das ganze Jahr gerechnet schnell 60 Euro pro Mitarbeiter überschritten werden.
  18. Kindergartenzuschüsse und Betreuungsleistungen: Das Angebot, einen Zuschuss zu den Kosten für die Betreuung, Unterbringung und Verpflegung in Kindertagesstätten oder vergleichbaren Einrichtungen zu zahlen, führt häufig dazu, dass es sich für junge Mütter wieder lohnt, arbeiten zu gehen. Ein solcher Zuschuss oder gar die Übernahme der vollen Kosten ist steuer-­ und sozialversicherungsfrei. Voraussetzung: Die Aufwendungen müssen mit dem Originalvertrag nachgewiesen werden.
  19. Betriebliche Altersvorsorge: Sie gehört an dieser Stelle in die Reihe der steuer­begünstigten Leistungen hinein. Die Anwendungsmöglichkeiten sind aber so vielfältig und kompliziert, dass sie eine eigene Seite füllen würden. Sicher ist heute, dass die private Rente und die betriebliche ­Altersvorsorge sinnvolle zusätzliche Möglichkeiten der Absicherung bieten. Der Arbeitnehmer kann steuer- und sozialversicherungsfrei Beträge in einem Vorsorge­modell ansparen, hat sie allerdings bei späterer Auszahlung in seiner Steuererklärung anzugeben. Gerade bei Friseuren mit hohen Steuerbelastungen durch die Steuerklassen 1, 4 oder 5 lohnt sich eine genaue Berechnung. Durch Verzicht auf 50 Euro netto können unter Umständen mehr als 100 Euro in die Altersvorsorge eingezahlt werden.

Damit endet unsere Reihe mit den wichtigsten steuerfreien Möglichkeiten, die den Netto-Lohn optimieren. Wie eingangs dargestellt, ist die Anwendung mit Risiken für den Friseurunternehmer verbunden, da der Arbeitgeber bei Prüfungen durch Finanzämter und Rentenversicherung eventuelle Nachzahlungen in der Regel allein zu tragen hat. Den Risiken stehen unbestreitbare Vorteile gegenüber: In Zeiten des Mangels an guten Friseuren kann der Unternehmer damit einerseits werben und andererseits Mitarbeiter an den Salon binden. Die geschickte steuerliche Gestaltung setzt aber vorweg eine intensive steuerliche Beratung voraus.

Holger Püschel
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater der Kanzlei Püschel-Bencze GmbH in Brakel, www.friseur-steuerberatung.de