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Elektronische Kassen

Kassensoftware: die wichtigsten Kennzahlen

Beim Kauf einer Kassensoftware für Ihren Friseursalon, sollten Sie sich fragen: Was muss die neue Software leisten?, Ist sie für meinen Salon passend?, Worauf muss ich achten? Branchenexperte und TOP HAIR-Autor René Krombholz gibt Hilfestellung

Elektronische Kassen können nicht nur Geld verwalten. Sie helfen Ihnen, komplette Abläufe im Team- und Kundenmanagement zu organisieren. ::: Foto: Shutterstock

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Die Zahl der Anbieter von Kassensoftware-Branchenlösungen für das Friseurhandwerk ist groß, die Angebote reichen von über 2.000 Euro für ein Programm bis unter 20 Euro Leasinggebühr im Monat. Für welche Lösung man sich entscheidet, muss jeder für sich entscheiden und ist nicht zuletzt auch von Salongröße und Mitarbeiterzahl abhängig. Wichtig ist auch, den Preis für Service, Updates und eventuelle Erweiterungsmodule mit in die Planung einzubeziehen, weiß René Krombholz.

Bei Cloud-Software sind die Updates meist in der Leasinggebühr enthalten, da die Software auf einem externen Rechner gelagert wird. Bei einer mehrjährigen Laufzeit können sich die Monatsgebühren ordentlich addieren. Aber denken Sie daran: Dort, wo Updates erscheinen, die sich auch an neuen gesetzlichen Vorschriften orientieren, sind Sie als Nutzer gesetzlich verpflichtet, diese zu installieren! Hier ist vom Unternehmer zu prüfen, ob das eingesetzte Daten-Verarbeitungs-System tatsächlich den Anforderungen entspricht. Diese verschärfte Prüfungspflicht des Unternehmers gilt auch dann, wenn die Aufzeichnungsaufgaben an einen Steuerberater oder an ein Rechenzentrum ausgelagert sind. Der Unternehmer trägt gegenüber dem Finanzamt die alleinige Verantwortung.  

Kennzahl 1: Anzahl der Kunden

Ein Geschäft ohne Planung laufen zu lassen, ist gefährlich. Zumindest über die zu erwartenden Umsätze und Kosten sollten Sie sich Gedanken machen, um Ihre Ausgaben und Investitionen von vornherein den (zu erwartenden) Einnahmen anzupassen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass Sie am Ende des Monats mehr Ausgaben als Einnahmen verzeichnen. Umsatz lässt sich nach der Formel „Menge mal Preis“ recht gut planen, sofern man die nötigen Kennzahlen hierzu hat. Ihre Preise kennen Sie, Kunden sind hier der Multiplikator, und den sollten Sie kennen: Wie viele Kunden kommen zu Ihnen in den Salon? Wie ist die Entwicklung im Jahresverlauf? Verzeichnen Sie in den Ferienmonaten einen starken Umsatzrückgang? Erst, wenn Sie die Kundenfrequenz im Blick haben,  (bei den meisten Software-Programmen ist das auf Knopfdruck möglich), können Sie weitere Entwicklungen analysieren und einschätzen, um damit Umsatzprognosen zu erstellen. Ihre Bank freut sich über so etwas!

Kennzahl 2: Pro-Kopf-Umsatz

Als Nächstes müssen Sie wissen, was die Kunden im Durchschnitt bei Ihnen im Salon bezahlen. Sie können das getrennt nach Damen und Herren berechnen, sofern Ihre Software diese Daten auch getrennt zur Verfügung stellt. Anhand des sogenannten Pro-Kopf-Umsatzes wird auch da die Beratungsleistung Ihrer Mitarbeiter sichtbar. Hier können Sie Kurskorrekturen in Richtung Steigerung der Verkaufsumsätze oder Dienstleistungen vornehmen. Zugleich ist diese Kennzahl eine gute Kontrolle darüber, ob Preisangleichungen von Ihren Mitarbeitern in voller Höhe weitergegeben werden. Beispiel: Sie erhöhen die Preise um zwei Euro, aber der Pro-Kopf-Umsatz steigt nur um 80 Cent? Ein Indiz dafür, dass Ihre Angestellten (aus Liebe zu den Kunden?) die Preise nach unten korrigieren.

Kennzahl 3: Neukunden-Analyse  

Aufgabe eines jeden Unternehmers ist es, Werbung für das eigene Unternehmen zu betreiben, damit genügend Neukunden in den Salon kommen. Aufgabe der Mitarbeiter ist es, möglichst viele dieser Neukunden zu Stammkunden zu machen. Fakt ist: Das ist eine der kritischsten und schwierigsten Aufgaben der Mitarbeiter.   Ein wiederkehrender Fehler im Salonalltag ist, dass Neukunden immer zu dem Mitarbeiter „geschoben“ werden, der die schwächere Auslastung hat. Wenn es sich hier nicht gerade um neues Personal handelt, wird die mangelnde Auslastung Gründe haben, und Sie laufen Gefahr, Neukunden zu „versieben“. Erst wenn Sie erkennen,  bei welchem Mitarbeiter die Kundenbindung schwächer ist, können Sie helfend eingreifen, um den Kundenschwund zu stoppen. Wichtig ist, dass Ihnen Ihre Salonverwaltung Daten nach Mitarbeitern getrennt, hinsichtlich der Neu-Kundenzahl (über einen bestimmten Zeitraum) und die verbliebenen Kunden daraus zur Verfügung stellt. Sie müssen wissen: a) Wie viele Neukunden hat Mitarbeiterin A im 1. Halbjahr des Jahres behandelt und b) wie viele davon kommen ein Jahr später immer noch zu ihr bzw. in den Salon.

Kennzahl 4: Umsatz pro Mitarbeiter  

Überall gibt es stärkere und schwächere Mitarbeiter. Trotzdem müssen Leistungen auch im Team stimmen. Schwache Mitarbeiter, die sich auf Kosten der stärkeren ein schönes Leben machen, kosten Sie Geld und das Team Motivation. Natürlich ist auch zu beachten, dass es viele Tätigkeiten geben mag, die nicht in Umsatz und Euro gemessen werden können, sehr wohl aber  wichtig sind. Das muss natürlich jeder Unternehmer im Einzelnen berücksichtigen.   Der Soll-Umsatz ist ein viel diskutiertes Thema, besonders seit Einführung des Mindestlohns. Es ist erschreckend, wie viele Friseurunternehmer hier im Dunkeln tappen und die Lohnfaktoren ihrer Mitbewerber nach dem Hörensagen übernehmen. (Lohnfaktor ist der Multiplikator zur Berechnung des Soll-Umsatzes. Bsp.: Brutto­lohn 1.000 Euro x Lohnfaktor 3,5 ergibt einen  Soll-Umsatz von 3.500 Euro. Wichtig: Jedes Unternehmen muss, nach Ermittlung der eigenen Kostensituation, die Umsätze der Mitarbeiter individuell planen. Soll-Umsätze der Mitarbeiter sind für den Unternehmer eine Orientierung darüber, ob die Mitarbeiter rentabel arbeiten oder ob der Unternehmer selbst für die Gehälter der Mitarbeiter arbeiten muss. Leider ist dies nicht selten der Fall.   Rechtlich lässt sich aus einer ständigen Unterschreitung dieser Vorgaben kein Kündigungsgrund ableiten, sehr wohl kann ein Unternehmer aber aus betrieblichen Gründen solche Arbeitsverhältnisse beenden. Strittig wird auch die Frage diskutiert, ob und wie solche Umsatzerwartungen in Richtung Mitarbeiter kommuniziert werden können oder sollen. Manche Mitarbeiter empfinden es als Druck, wobei: Ohne klare Vorgabe wird auch kein Ziel erreicht!  Hierzu gibt es in den Kassenprogrammen sogenannte „Umsatztachos“ in Form von grafischen Anzeigen, die den Mitarbeitern zeigen, wo sie gerade in ihrer Umsatzentwicklung pro Tag/Monat stehen. Hier gibt es deutliche Unterschiede: Die einen verlangen eine Eingabe des Soll-Umsatzes pro Mitarbeiter und zeigen bis zum Monatsende die Differenz zwischen Ist und Soll. Das kann für Mitarbeiter auf Dauer ermüdend und demotivierend sein, insbesondere dann, wenn Fehlzeiten nicht berücksichtigt werden. Andere Lösungen berechnen die Zahl der Arbeitstage und klammern Feiertage (nicht aber Krankheitstage) aus. Andere Lösungen sind intelligenter und gleichen die erreichten Umsätze stundengenau mit der Arbeitszeiterfassung ab. Das kann überschaubarer und motivierender für die Mitarbeiter sein.  

Kennzahl 5: Gap-Analyse  

Die nächste und ebenso wichtige Funktion betrifft Sie als Unternehmer: keine direkte Kennzahl, sondern ein klassisches Instrument des Controllings. Mit einfachen Worten ausgedrückt: ein Soll-Ist-Vergleich Ihrer Plandaten (sogenannte Gap-Analyse) mit der augenblicklichen Realität im Salon. So lassen sich Abweichungen vom geplanten Zielpfad feststellen, Probleme und ungewünschte Entwicklungen werden sofort erkannt. Deshalb gilt die Gap-Analyse als Früherkennungsmethode, damit rechtzeitig geeignete Maßnahmen ergriffen werden können. Selbstverständlich funkti­oniert so eine Analyse nur, wenn Sie zuvor Plandaten eingegeben haben und Daten aus dem Tagesgeschäft zur Verfügung stehen. Die Anzeige der Auswertung ist bei den einzelnen bisherigen Kassen-Lösungen sehr unterschiedlich und reicht von schlichten Zahlen bis hin zu mehrfarbigen Grafiken.  

Autor: René Krombholz, www.der-faire-salon.de