Ist Ihr Kassensystem finanzamttauglich?

Das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ verpflichtet alle Dienstleister, die eine digitale Kasse führen, auf ein fälschungssicheres System umzustellen. Saloninhaber sollten bei ihrem Kassensystem daher neun wichtige Punkte berücksichtigen, um ab sofort finanzamtskonform abzurechnen:

1. GDPdU- und GoBD-Prüfdatei. Mit den sogenannten Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gibt der Gesetzgeber Dienstleistern vor, wie sie ihre Buchhaltungsunterlagen digital aufbewahren müssen. Die Kassensoftware sollte über eine Funktion verfügen, mit der auf Knopfdruck die vom Finanzamt geforderten GDPdU- und GoBD-Prüfdateien erstellt werden können. Für die kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist eine DATEV-Schnittstelle zur regelmäßigen Übermittlung finanzamtskonformer Daten sinnvoll.
2. Z-Bon-Automatik. Seit 2016 besteht die Pflicht, täglich einen Kassensturz samt Z-Bon auszustellen, um die Kassenbestände an jedem einzelnen Tag im Jahr nachvollziehbar zu machen. Noch immer ziehen viele Saloninhaber den Z-Bon jeden Abend manuell. Dies mithilfe eines Kassensystems zu automatisieren, spart ihnen Zeit und gibt Sicherheit.
3. Zählprotokoll. Um den Bargeldbestand fortlaufend zu dokumentieren, müssen Saloninhaber morgens und abends das Zählprotokoll ausdrucken und unterschreiben. Der Kassenanbieter sollte ihnen bei der Ablage der benötigten Dokumente (digital und als Ausdruck) zur Seite stehen und Lösungen anbieten.
4. Stornoprotokoll. Jede Stornobuchung muss als Protokoll mit Angabe von Artikel, Zeit und Mitarbeiter erfasst werden. Der Prüfer kann alle entsprechenden Belege anfordern, deshalb sollte die Kassensoftware über eine entsprechende Funktion verfügen.
5. Datumssperre. Verfügt das Kassensystem über eine Datumssperre, kann die Kasse ausschließlich für den aktuellen Tag geöffnet werden. Nachträgliche Manipulationen sind damit ausgeschlossen.
6. Kassenöffnungsliste. Wer war wann an der Kasse? Die Kassensoftware sollte über eine Funktion verfügen, mit der alle Kassenöffnungen digital protokolliert werden. Auf diese Weise lässt sich jede Buchung auch nachträglich leicht nachvollziehen.
7. Automatisches Update. Um sicherzustellen, dass die Kassensoftware immer auf den aktuellsten Stand ist, empfiehlt sich ein automatisches Update in regelmäßigen Abständen.
8. Dokumentation von Änderungen. Der Gesetzgeber fordert, dass alle Leistungs-, Preis- und Artikeländerungen dokumentiert werden. Das Kassensystem sollte die Änderungen erfassen und so speichern, dass sie für den Prüfer ersichtlich und nachvollziehbar sind.
9. Handbücher und Bedienungsanleitung. Sämtliche Organisationsunterlagen wie die Bedienungs- und Programmieranleitung des Kassensystems müssen aufbewahrt werden. Der Prüfer kann jederzeit Zugang zu den Dokumenten verlangen, deshalb sollten Saloninhaber eine Übersicht bereithalten, wo diese abgelegt sind.

Quelle: Gampics Consult, Stand: Dezember 2018