Ablaufplan für den ersten Arbeitstag

Eine meiner Nachbarinnen ist Marketingstrategin und wechselte vor einigen Jahren ihren Arbeitgeber. Sie hätten damals ihr Gesicht sehen müssen, als sie mir davon im Treppenhaus berichtete. Sie strahlte über das ganze Gesicht und erzählte, wie viel Zeit sich ihr neuer Chef für sie genommen hat. Als sie zum ersten Mal an ihren Arbeitsplatz ging, sah sie, dass alle Kollegen kleine Aufmerksamkeiten auf ihren Schreibtisch gelegt hatten: kleine Geschenke, Grußkarten mit persönlichen Willkommengrüßen und Einladungen zum gemeinsamen Mittag­essen. Als sie ihren Arbeitsplatz sah, weinte sie fast, so überwältigt war sie von dieser Begrüßung und Wertschätzung, welche sie an ihrem ersten Arbeitstag erfahren durfte. Ich stand im Treppenhaus, hörte sie in den höchsten Tönen schwärmen und dachte so bei mir: „Schwärmen unsere neuen Mitarbeiter auch so von uns und ihrem ersten Arbeitstag?“

Die Antwort können Sie sich sicherlich vorstellen – und die wird mit hoher Wahrscheinlichkeit deckungsgleich mit den Gedanken sein, die Ihnen jetzt durch den Kopf gehen, richtig? Ich habe daraufhin in unserem Unternehmen einiges geändert. Wir haben eine eigene Willkommenskultur entwickelt. Und genau davon möchte ich Ihnen heute erzählen.

In der Regel sieht der erste Arbeitstag in einem Friseursalon recht ähnlich aus, egal, wo man arbeitet. Man kommt in den Salon, eine Person erklärt, wo man seine Sachen verstaut, welchen Arbeitswagen man einrichten kann und auch, wo man was findet. Vielleicht gibt es noch ein wenig Small Talk mit den Kollegen, eine gemeinsame morgendliche Zigarette – und dann geht’s dran, Kunden zu bedienen. Das muss nicht verkehrt sein. Doch bei uns ist es seit meinem Treppenhaus-Gespräch völlig anders: Unsere neuen Mitarbeiter bedienen am ersten Tag keine Kunden. Am Vormittag treffe ich mich mit der neuen Mitarbeiterin (dem neuen Mitarbeiter) und lasse mir sehr viel Zeit. Dieses Treffen findet bei uns im Büro statt. Sollte­ dies bei Ihnen nicht möglich sein, überlegen Sie, welchen Ort Sie aufsuchen können, um wirklich ungestört zu sein.  

Zu Beginn erzähle ich über mich. Ich erzähle meinen beruflichen Werdegang, erzähle von High- und Lowlights, die ich in den bisher 34 Berufsjahren erleben durfte. Anschließend erzählt die neue Mitarbeiterin, warum sie Friseurin geworden ist, was sie alles erlebt hat, und worauf sie sich bei uns am meisten freut. Wir sprechen über ihre beruflichen wie privaten Ziele in den kommenden zwölf Monaten. Allein diese gegenseitige Vorstellung dauert in der Regel immer eine gute Stunde.

Anschließend informiere ich über unsere Unternehmensgeschichte. Ich erkläre, woher wir kommen, und wo wir hinwollen. Ich erläutere die Unterschiede der drei Nicolaisen-Salons und erzähle klipp und klar, welche Ziele wir uns aktuell an den jeweiligen Standorten gesetzt haben. So kennt jede neue Mitarbeiterin sofort unsere Erwartung und kann aktuelle geschäftliche Entscheidungen nachvollziehen und verstehen.

Im dritten Teil geht es dann um all die Dinge, die mir und uns wichtig sind. Ich spreche über die goldenen Regeln in der Beratung. Ich spreche darüber, welche Kundenwünsche wir erfüllen – und welche wir ablehnen! Ich erkläre, was mit den Kundendaten passiert und wie unser Terminkalender funktioniert. Spielerisch zeige ich der neuen Mitarbeiterin, wie es möglich ist, in einer überschaubaren Zeit einen größtmöglichen Kundenstamm aufzubauen. Ich erkläre, dass es in der Verantwortung jedes Einzelnen liegt, dass die Anzahl an Weiterempfehlungen möglichst hoch ist. Ich beschreibe, wie wir die Kunden auf Weiterempfehlungen und Nach­termine ansprechen.

Nun ja, in diesem dritten Teil sollte jeder Unternehmer genau das einbringen, was ihm besonders am Herzen liegt. Je besser diese Dinge erklärt werden und je besser über einzelne Themen gemeinsam diskutiert wird, desto erfolgreicher ist der Start der neuen Person im Unternehmen. Im vierten und letzten Teil geht es dann ums Team. Ich erkläre manche Spielregeln, sage, wie wir miteinander umgehen, informiere, wer bei uns welche Richtlinienkompetenz hat und zeige deutlich auf, was ich gerade von neuen Mitarbeitern erwarte (z. B. kein Smartphone in den ersten Tagen, dafür Interesse an den neuen Kollegen zeigen). Ich berichte auch von anstehenden Terminen, aktuellen Stunden und Weiterbildungen, die zur Zeit in Planung sind. Alles in allem dauert dieser „erste Vormittag beim Chef“ gute vier Stunden. Danach raucht der Kopf. Zeit für einen Break. Und deswegen geht’s nun zum gemeinsamen Mittagessen.

Ich fahre mit der neuen Mitarbeiterin in eines der Lieblingslokale meiner Frau und mir. Alle Restaurants, die da bei uns zur Auswahl stehen, haben die Gemeinsamkeit, dass alle einer gehobeneren Küche entsprechen. Kein Sterne-Restaurant, aber auch kein Restaurant für jeden Tag. Wir sollten uns als Gäste in dem Restaurant genau so fühlen, wie sich unsere Kunden bei uns fühlen sollen. Besonders! Meine Frau kommt zu diesem Mittagessen hinzu, und es wird ganz bewusst kaum bis gar nicht über die „Nicolaisen-Welt“ gesprochen, sondern es ist viel persönlicher Small Talk, bei dem es völlig unverkrampft und fröhlich zugeht.

Nach dem Essen ist es oftmals so um 15.30 Uhr, und die neue Mitarbeiterin denkt sicherlich „Okay, und jetzt geht’s in den Salon.“ Doch da muss ich dann immer enttäuschen. Ich sage, dass der Kopf jetzt sicher raucht und alle Informationen erst einmal verarbeitet werden müssen. Daher gebe ich den Nachmittag frei. Ich sage, dass wir uns alle freuen, sie dann morgen ausgeruht und motiviert im Salon begrüßen zu dürfen. Und genau das geschieht dann auch.

Und genau wie unsere Nachbarin bis heute treu zu ihrer Werbeagentur steht, so sind auch bei uns die meisten Mitarbeiter über einen langen Zeitraum treu und emotional fest mit uns verbunden.